APIZ possède de nouvelles fonctionnalités de gestion documentaire et de recherche universelle qui visent à améliorer la productivité et l’expérience utilisateur.

Tout logiciel de gestion doit permettre l’accès aux documents imprimés liés aux transactions. Qu’ils s’agissent de documents envoyés ou reçus, pouvez-vous ainsi imaginer ne pas pouvoir accéder facilement aux offres, bons de commande, bons de livraison ou encore aux contrats à partir de votre solution ERP ?  

Conserver les versions originales – voir les différentes versions – de ces documents dans votre ERP permet avant tout de s’assurer de l’authenticité de l’historique, et qu’aucune modification n’a été apportée. 

L’ERP APIZ offre une gestion documentaire (GED) basée sur des technologies innovantes. La solution favorise entre autres la performance et la rapidité d’accès à l’ensemble des documents liés aux activités gérées par l’ERP. 

ERP et Indexation des contenus des documents 

Toutes les pièces générées dans l’ERP peuvent être stockées dans la base documentaire de APIZ. D’une part, cela permet d’avoir accès à la pièce originalement émise, d’autre part, cela permet surtout de retrouver facilement à tout moment tous les documents liés à un objet de l’ERP. 

Dans l’ERP, les pièces sont stockées en lien avec l’objet logique auquel elles font référence. Notons que deux techniques permettent l’indexation des contenus des documents dans APIZ :  

  • L’attribution de “tags” permet de classer les documents dans des catégories éventuellement en relation à des objets.
  • L’océrisation va plus loin ! Ce procédé permet reconnaître le texte à partir d’un fichier dans un format image (par exemple .pdf), grâce à un logiciel OCR. Il permet la reconnaissance des caractères texte. Une fois leur contenu lu par l’application, il peut être utilisé, par exemple par Elastic Search, à fin d’être indexé pour des recherches.  

Les documents pourront ainsi être liés à des objets de l’ERP, s’inscrire dans les recherches globales dans les contenus de l’ERP ou encore apporter du contenu informatif qui pourrait aider à l’automatisation de tâches. 

ERP et Portail extranet 

Dans certains cas, des documents peuvent être mis à disposition sur un portail extranet dédié aux clients.  

La demande la plus courante est la mise à disposition pour chaque client de ses bons de commandes et factures, mais cela n’est pas restrictif. Tous les documents présents dans l’ERP peuvent être partagés via un portail web. 

Le tagage permet de définir de manière très fine les accès. Chaque client ou partenaire n’a accès qu’aux documents qui le concerne. 

Automatisation de l’intégration des documents dans l’ERP 

Dans le domaine de la GED (Gestion Electronique de Documents), l’objectif à terme est d’aboutir à l’automatisation du décodage des layouts des documents pour l’intégration rapide des données et leur classement dans l’ERP. 

La reconnaissance du layout des factures est aujourd’hui une demande de nombreux clients. 

Ainsi par exemple, en Suisse, toutes les factures portent un QR code avec de l’information structurée. A partir de cette information, APIZ aide les opérateurs dans leur saisie dans l’ERP grâce aux informations inclues dans ce code. Cela permet aussi d’automatiser les processus de paiement et de réconciliation d’extraits bancaires. 

Une base technique solide pour la recherche universelle 

D’un point de vue technique, APIZ dispose d’une deuxième base de données dédiée aux documents. Celle-ci repose sur MongoDB. C’est une base de données non relationnelle (orientée document), contrairement à la base de données Oracle ou PostgreSQL utilisées pour les données transactionnelles de l’ERP. Ce choix technique permet d’éviter tout risque de saturation de la base de données. Oracle n’est en effet pas conçue pour contenir un volume important de documents. C’est pour cela que nous avons fait le choix d’une base de données séparée de celle de l’ERP.

Le deuxième choix technique important est l’intégration de Elastic Search dans APIZ. Cet outil de recherche permet de récupérer des informations issues des deux bases de données. Il a également l’avantage d’être totalement paramétrable. Pour accélérer la vitesse d’exécution des recherches, il est ainsi possible de définir les champs à indexer dont les résultats sont gardés en mémoire pour la recherche universelle. 

Ces fonctionnalités constituent les bases d’une famille de fonctionnalités qui visent la productivité et appelées à se développer dans les prochaines releases de APIZ. 

 

Intégration de Camunda BPMN à APIZ ERP : un nouveau cap dans la gestion des workflows

La capacité à modéliser et automatiser des workflows précis est devenue un levier stratégique pour les entreprises. En intégrant Camunda BPMN comme microservice, APIZ ERP franchit une nouvelle étape vers l’agilité. Une avancée majeure pour la gestion des processus...

ERP industriel et SAV (service après-vente) : une traçabilité complète jusqu’au client final

Dans l’industrie, la traçabilité ne s’arrête pas à la sortie d’usine. Avec APIZ ERP, le suivi des produits se prolonge jusqu’au service après-vente, garantissant réactivité, conformité et satisfaction client tout au long du cycle de vie produit.La traçabilité...

ERP qualité : piloter le contrôle et la conformité dans l’industrie avec APIZ ERP

Dans l’industrie, la qualité n’est pas qu’une exigence réglementaire : c’est un facteur clé de compétitivité. Grâce à ses fonctionnalités natives, APIZ ERP permet de centraliser, automatiser et suivre l’ensemble des processus qualité pour garantir la conformité à...

ERP industriel pour la production discontinue : maîtriser la traçabilité de l’atelier à l’expédition 

En production discontinue, chaque lot ou série de fabrication a ses spécificités. Pour garantir la traçabilité et la qualité, un ERP industriel comme APIZ ERP offre un suivi précis, du lancement de l’ordre de fabrication jusqu’à la livraison. Production discontinue :...

ERP industriel pour la production continue : garantir la traçabilité et la qualité en flux ininterrompu 

Dans la production continue, chaque seconde compte et chaque variation peut avoir un impact majeur sur la qualité. Un ERP industriel comme APIZ ERP assure une traçabilité complète et un contrôle qualité intégré, même en flux ininterrompu. Production continue : des...

ERP industriel et traçabilité : comment APIZ ERP optimise la qualité et la conformité 

Dans l’industrie, traçabilité et conformité ne sont pas que des obligations : elles sont aussi de puissants leviers de compétitivité. APIZ ERP, grâce à ses fonctionnalités avancées, suit chaque produit de l’approvisionnement au SAV tout en optimisant la...

Bridgestone Aircraft Tire Europe choisit APIZ ERP pour son nouveau logiciel de gestion 

Bridgestone Aircraft Tire Europe modernise sa gestion avec Audaxis et APIZ ERP, une solution performante, adaptable et intégrée, répondant aux exigences de l’industrie aéronautique et soutenant la croissance grâce à une technologie moderne et ouverte.

Comment un ERP Industrie améliore la traçabilité des produits et la conformité ? 

Vous travaillez dans le secteur industriel et vous êtes confronté chaque jour à des enjeux de traçabilité, de conformité réglementaire et d’efficacité logistique ? Bonne nouvelle : un ERP Industrie bien choisi peut transformer vos défis quotidiens en avantages...

La facturation électronique arrive : APIZ vous rend la transition simple et efficace 

La facturation électronique devient obligatoire en 2026. Avec APIZ, ERP Open Source agile et complet, anticipez la réforme en toute sérénité : conformité, automatisation et gain de temps sont au rendez-vous. Découvrez une solution qui simplifie vraiment votre gestion.

Pourquoi l’ERP Open Source est idéal pour les PME à croissance rapide 

Accélérez votre développement avec APIZ ERPAujourd'hui, dans le contexte commercial actuel, les petites et moyennes entreprises (PME) en phase de croissance rapide sont confrontées à des défis spécifiques. Elles doivent répondre à une demande croissante, optimiser...

Contactez-nous

Votre entreprise recherche une solution ERP moderne, flexible et évolutive ?  Vous souhaitez en savoir plus sur APIZ ?

Nous sommes à votre écoute.